Formou-se em História e especializou-se em Ciências Documentais, no que seria o início de um longo percurso ligado aos arquivos portugueses. Foi Técnico Superior de Arquivos no Arquivo Distrital do Porto, Presidente do Conselho Directivo Nacional da Associação Portuguesa de Bibliotecários, Arquivistas e Documentalistas e integrou grupos de trabalho ligados à área. Foi diretor do Arquivo Nacional da Torre do Tombo, entre 2005 até 2012. Depois disso desempenhou funções como sub-diretor geral da Direção-Geral do Livro, Arquivos e Bibliotecas (DGLAB).

Rosto conhecido da gestão do património arquivístico nacional, Silvestre Lacerda está, neste momento, à frente da DGLAB, mas não concorda com a configuração do organismo. Diz que a área só tinha a ganhar com a autonomia e com o reforço de verbas. “Desde sempre defendi e continuo a defender que não faz sentido a fusão destas organizações”, afirma.

No Dia Internacional dos Arquivos, o responsável faz o diagnóstico do estado dos arquivos em Portugal e revela os problemas tecnológicos e operacionais que lhes são inerentes.

No livro Arquive-se - Uma Viagem pelos Arquivos Nacionais (2019, Fundação Francisco Manuel dos Santos), da investigadora Rita Almeida de Carvalho, são detetados inúmeros problemas nos arquivos públicos. O que é que a DGLAB tem feito para colmatar estes problemas? Alguma coisa evoluiu desde a altura em que o livro foi lançado?

Tem evoluído bastante desde então. Há aqui duas coisas diferentes que são, por um lado, a apreciação do investigador, que tem necessidades especiais de informação, [...] depois temos questões de carácter mais geral que dizem respeito aos arquivos. O problema muitas vezes é de generalização.

Eu já tive oportunidade de conversar com a Rita Carvalho muitas vezes, até no sentido de perceber isto. Por exemplo: nós temos disponíveis na internet, neste momento, cerca de 63 milhões de imagens em acesso gratuito. Se for comparar com os arquivos europeus, por exemplo, que são os que maior disponibilidade vão trazendo, estamos particularmente à vontade, excepto em relação aos arquivos alemães. Esses têm uma característica especial, que é terem os arquivos da televisão, dos media, o que dá logo uma dimensão completamente diferente. [...]

Portanto, nós temos vindo a evoluir em duas linhas diferentes: uma que tem a ver com a disponibilização da informação, quer do arquivo nacional, quer dos arquivos que estão sob a nossa tutela - ou seja, os arquivos distritais mais o Centro Português de Fotografia e o Arquivos Histórico Ultramarino, que passou para a nossa responsabilidade depois da extinção do Instituto de Investigação Científica e Tropical. Essa é uma das linhas.

Uma das outras linhas tem a ver com a digitalização, que não é só a captura das imagens. Nós costumamos dizer: para isto estar à distância de um clique, quantos cliques é preciso fazer?

Uma das coisas que era referido nesse mesmo livro, era o facto de o texto ser pesquisável, ou seja: um printscreen de um documento não tem grande utilidade se não for possível procurar palavras-chave ou conceitos no texto.

Neste momento é possível. [Com] o sistema que nós estamos a usar neste momento, que é o DigitArq - que é um sistema de gestão de informação, uma base de dados se quisermos - é possível fazer a pesquisa em textos, tem é que se dominar minimamente a aplicação. Podemos usar da mesma maneira que o Google, por exemplo, [fazendo] uma pesquisa simples e depois uma pesquisa avançada. Se for pela pesquisa simples, pode usar qualquer palavra só que, o que lhe retorna, são milhares de registos. Isso muitas vezes perde pertinência do ponto de vista da informação. Eu dou este exemplo do Google porque eu, normalmente, não passo da segunda ou da terceira página, para ser simpático. No entanto, ele tem milhões de páginas às quais eu vou poder aceder.

Temos cerca de 4 milhões e meio de registos descritivos, ou seja, dos diferentes arquivos, daquilo que é da nossa inteira responsabilidade. Depois existem outros arquivos que são da responsabilidade de outras organizações. Aí, a única coisa que fazemos, é dar orientações de carácter geral.

Precisamente a propósito dessas orientações, era também referida uma certa falta de controlo no que respeita à destruição ou desaparecimento de documentos da administração pública, particularmente no que respeita a fazer a triagem do que deve ou não ser eliminado. Existe alguma medida para responsabilizar os responsáveis pela destruição indevida? Foi feita alguma coisa?

Foi feita uma reunião, muito interessante até, com o Conselho Geral Anti-Corrupção, do Tribunal de Contas.

Quando foi feita essa reunião?

Há cerca de um ano e meio. O atual presidente do Tribunal de Contas, o Dr. [José] Tavares, pediu-me para eu ir a essa reunião explicar o que era um auto de eliminação. Não é possível destruir documentação sem a existência de um auto de eliminação e uma portaria de gestão de documentos. É isso que, neste momento, existe. Nem todos os organismos da administração pública estão a fazer os autos de eliminação.

O que nós fizemos nestes dois últimos anos em que estivemos a trabalhar essa matéria foi criar uma aplicação, que se chama Clav, que é um conjunto de orientações, mas, ao mesmo tempo, permite a avaliação das massas documentais acumuladas pela administração [pública] e facilita às organizações essa possibilidade de [as] ver. Depois, nós fazemos o controlo relativamente àquilo que é conservado permanentemente, e que constitui, de alguma maneira, os arquivos definitivos. Depois há a parte eliminável que não é informação relevante, [seja porque] não tem densidade informacional, ou está repetida. Como sabe muitas vezes fazem-se os duplicados, triplicados… este é muitas vezes o procedimento das burocracias - das más burocracias, eu diria.

Outra linha essencial do nosso trabalho de resposta às necessidades da administração tem duas vertentes: uma é a da preservação digital, ou seja, a preocupação em que os documentos de conservação permanente sejam preservados, devido à obsolescência tecnológica, devido a um conjunto de características que se vão perdendo. Nós estamos aqui sempre numa tensão entre a inovação [e a preservação]. Ora, se nós não atualizarmos tudo isto - e tudo isto tem custos significativos - nós vamos perder capacidade de leitura desses mesmos documentos.

Por outro lado, queremos também - e já apresentámos à nossa tutela, que já fez uma primeira circulação no âmbito do conselho de secretários de estado – um regime jurídico diferente que permita a substituição do suporte. O atual enquadramento legal só reconhece o microfilme e nós achamos que devemos garantir que haja possibilidade de fazer uma passagem para o digital, garantindo que os documentos de arquivo são autênticos, são fiáveis e têm uma característica essencial: são documentos de prova.

Essa digitalização que refere é no sentido de autenticação?

É no sentido de que os documentos têm metainformação associada e que, de alguma maneira, permitem que os documentos sejam autênticos.

Uma certificação, digamos.

Que se caminhe, por exemplo, para a certificação de repositórios de informação, que é uma das características diferentes de, por exemplo, as assinaturas digitais. Porque as assinaturas digitais têm um tempo de vida, até por razões de segurança, de, no máximo, dez anos. A nossa perspetiva é sempre muito superior, portanto temos de encontrar aqui equilíbrios para que o próprio repositório em que a documentação se encontra, seja, ele mesmo, certificado de alguma maneira por normas internacionais, nomeadamente pelas normas ISO [International Organization for Standardization].

Então esse trabalho está a ser feito?

Esse trabalho já foi feito do ponto de vista arquivístico. Foi feito, também, do ponto de vista jurídico e agora estamos a recolher a informação e os contributos dos diferentes ministérios. Porque nós queríamos que houvesse um consenso alargado relativamente a esta matéria, porque é uma matéria que todos nós usamos. Hoje essa questão é essencial: a transversalidade de que os arquivos são parte integrante.

Essa questão que me referiu, da concordância dos ministérios, leva-me a um outro assunto, relacionado precisamente com os documentos respectivos a cada ministério e a cada secretaria de Estado. Sabemos que grande parte deles têm o seu próprio arquivo, eventualmente o próprio sistema. Não faria sentido unificar tudo isso e centralizar esse arquivamento? 

Daquilo que nós conhecemos, por inquérito indireto, são cerca de 1200 quilómetros de documentos produzidos pela administração portuguesa. Isto é um dado de documentação acumulada, relativo a 2019. Foi um inquérito que nós fizemos a cada uma das secretarias-gerais - a várias secretarias-gerais e a vários organismos, porque depois além das secretarias-gerais existe a administração direta do Estado, a administração indireta, autarquias, juntas de freguesia... Portanto foi um trabalho bastante significativo e apurou-se este dado.

Aquilo que eu lhe queria dizer, a propósito da centralização, é que este edifício [Torre do Tombo] tem 50 mil metros quadrados e cerca de 100 quilómetros [...] Está a imaginar o que é [receber] 1200 quilómetros [de documentação] quando nós temos 100. Portanto juntar tudo é… eu não diria uma utopia, mas não é gerível do ponto de vista da informação.

O que neste momento se está a pensar, e já se fez até um estudo prévio correspondente, é uma espécie de Arquivo-Geral da Administração Central que pretendemos que seja deslocalizado de Lisboa. [A ideia é] que possa estar a ser construído por módulos, de maneira a que possa responder a algumas necessidades de organização e tenha, junto, um centro de excelência de digitalização de documentos. É esse o trabalho que nós estamos a fazer, em articulação com o Ministério da Cultura, que é a nossa tutela, e o Ministério da Coesão Territorial. Essa é uma tentativa de resposta a algumas destas questões que são colocadas.

Há alguma previsão temporal de conclusão desse trabalho?

Neste momento não temos nenhuma previsão temporal. Sei que, no dia 7 de junho [passada quarta-feira], ou seja, na semana internacional dos arquivos, a Secretaria-Geral da Presidência do Conselho de Ministros vai fazer um encontro no Teatro Tália, exatamente com várias secretarias gerais que estão também, de alguma maneira, envolvidos numa rede de conhecimento que se pretende estabelecer para a administração.

Nós, de qualquer forma, já temos terreno, o que já é um bom princípio relativamente a essa matéria. Portanto há-de ser um processo de construção que nós esperamos que seja conjunto com o regime jurídico da transferência de suporte porque, uma das questões que se pode colocar, é a eliminação controlada e com documentos que sejam reconhecidos pelas entidades competentes, nomeadamente pelos tribunais, pelo Instituto dos Registos e Notariado, ou seja, aquilo que representa mais os direitos dos cidadãos… a Segurança Social, naturalmente, as Finanças.. para que, de alguma maneira, essa digitalização de documentos, possa ser feita.

Uma pergunta um pouco mais pessoal: em 2013 deixou a Torre do Tombo, onde estava há algum tempo. Na altura não deixou muitas explicações sobre os motivos [da sua demissão]. Gostava de saber se, neste momento, já poderia dar.

Eu não deixei a Torre do Tombo. O que houve foi uma reorganização no âmbito do programa chamado, curiosamente, de Redução [e Melhoria] dos Organismos da Adminstração [Central]. Enquanto que, em 2007, era um programa de reestruturação da administração pública, em 2012, 2013, com a troika, há um programa de redução dos arquivos. Isto fez com que houvesse a fusão entre a Direção-Geral do Livro e das Bibliotecas e a Direção-Geral de Arquivos. Passando para uma única direção-geral, a DGLAB. Eu, por nomeação do secretário de Estado - que na altura nem tínhamos ministro [da Cultura] - Francisco José Viegas, deixei de ser o responsável pelo novo organismo e passei a ser um dos subdiretores desta casa.

Portanto foi uma decisão política.

Foi uma decisão que tinha toda a legitimidade para ser tomada por quem tem capacidade para o fazer. Para mim há questões que são institucionais e que eu respeito. Depois há um processo de concurso, no âmbito da CRESAP [Comissão de Recrutamento e Seleção para a Administração Pública],  e eu concorri a esse mesmo concurso e fui o escolhido. Já não pelo secretário de Estado Francisco José Viegas, mas pelo secretário de Estado que lhe sucedeu, [Jorge] Barreto Xavier. [Isto] no âmbito de um concurso em que concorreram, a Diretor-Geral, [outras pessoas]. Concorri eu, concorreu o Diretor-Geral na altura, o Dr. José Cortez. Foram indicados três nomes ao Barreto Xavier e ele achou que eu deveria continuar como diretor e não como sub-diretor.

Então essa mudança não teve a ver com coisas como redução de custos, algo que o tenha [incomodado].

É evidente que tem a ver com estas questões de decisão, como eu disse, absolutamente legítimas, mas naturalmente que - e tive oportunidade de o dizer na sede da CRESAP - que não estava de acordo.

Desde sempre defendi e continuo a defender que não faz sentido a fusão destas organizações. Os arquivos deveriam ser autónomos da Direção-Geral do Livro e das Bibliotecas, que deveriam, também, ter um outro tipo de tratamento, por razões funcionais.

Uma coisa muito simples, que eu acho que é fácil de perceber: a área das bibliotecas públicas - atenção que não estamos a falar da Biblioteca Nacional, que manteve a sua autonomia, estamos a falar das bibliotecas públicas que não são de administração do Estado [central], mas sim das autarquias locais - e a área do livro são, sobretudo, áreas de apoio à criação. Se quisermos, à criação no caso do livro - tradução, todo um conjunto de feiras do livro,portanto de apoio aos autores -, [e] a área das bibliotecas é também de apoio às bibliotecas públicas.

Portanto são áreas de apoio, enquanto que os arquivos são áreas de carácter patrimonial e de administração, nomeadamente administração pública. Estas duas funcionalidades dentro do mesmo organismo são difíceis de gerir porque, naturalmente, são diferentes.

Felizmente que fomos conseguindo uma equipa de direção da casa que tem algumas destas valências, mas, de qualquer forma, a existência de uma direção-geral para os arquivos era muito mais forte do que estando junta com outra.

Este tipo de organização limita de alguma forma aquilo que é o trabalho ao nível dos arquivos?

Pode limitar. Os recursos não são ilimitados. São limitados.

E pelo, que sabemos, muito limitados.

Exatamente, mas isso acho que é genérico relativamente a esta área da cultura. Naturalmente que depois há que fazer algumas opções relativamente a esta matéria.

Por exemplo: gerir 18 edifícios de arquivo, como nós temos - temos um arquivo de âmbito distrital, em cada capital de distrito, excepto Braga e Coimbra, que pertencem à universidade e em Guimarães, que é um caso muito especial. [...] Depois temos mais dois arquivos de âmbito nacional que estão instalados em dois edifícios que têm problemas complicados: um é o Centro Português de Fotografia que está na antiga Cadeia da Relação do Porto. Agora estamos a fazer um investimento na ordem dos 300 mil euros só para consolidar as fachadas. [...]

Depois o arquivo Histórico Ultramarino, que é ali no Palácio da Junqueira, que está também classificado. [...] Fizemos já, em quatro anos, um investimento superior a meio milhão de euros, só para o edificado. Sem falar nos problemas em Bragança, ou Castelo Branco ou mesmo no arquivo distrital do Porto, em que havia uma fachada que nem na altura da inauguração foi tratada, que é conjunta com o Teatro São João. Há toda uma área que precisa de tratamento. Isto exige investimentos muito significativos a que nós temos de fazer face.

Depois também a Feira do Livro de Guadalajara, as Feiras do Livro de Frankfurt ou Leipzig, o apoio aos escritores nas suas deslocações para divulgação dos livros, o apoio à tradução é significativo. Um programa que criámos especialmente para as bibliotecas que é o PADES, é um programa de apoio ao desenvolvimento de serviços de biblioteca para as bibliotecas públicas. Tudo isto envolve um conjunto significativo de verbas e às vezes não é fácil de se conseguir encontrar financiamento para tudo ao mesmo tempo. Temos de ir faseando.

Qual é o orçamento da DGLAB, anual?

Cerca de 13 milhões de euros.

Qual a percentagem que corresponde a cada área?

Não lhe consigo dizer agora, mas há um outro dado que é significativo: quase 90% é para custos fixos. Abrir e fechar a porta, por exemplo, aqui na Torre do Tombo, é praticamente um milhão de euros. Porque tem segurança, porque tem um patamar enorme que tem todo um conjunto de equipamentos que são necessários para ter temperatura e humidade constantes. Renovámos de forma significativa o nosso Data Center, que estamos neste momento a passar de 750 terabytes para 3 petabytes, para podermos, de alguma maneira, aconchegar o armazenamento da digitalização e do processo. [Depois], a conservação e restauro dos documentos porque, por exemplo, eu não posso digitalizar sem os documentos serem devidamente restaurados e descritos, para, então, fazer a captura da imagem e disponibilizá-la. Só o sistema de armazenamento é bastante caro.

Mas então é seguro dizer que a parte relativa aos arquivos é a que tem maior peso nesse orçamento.

É, naturalmente. Também do ponto de vista do pessoal, recursos humanos, é a parte que tem maior peso porque, também, é a parte substancial da organização onde nos movimentamos.

Se eu lhe perguntar, de um modo geral, qual é o estado dos arquivos em Portugal, o que é me pode responder?

Eu diria que é um estado muito diferenciado. Nós temos arquivos que respondem hoje, aos desafios de hoje - já têm, por exemplo, programas de preservação digital, já incorporam o RODA [Repositório de Objetos Digitais Autênticos] que é um modelo que foi desenvolvido pela DGLAB e pela Universidade do Minho no âmbito da preservação digital. [...] Mas há outros que ainda usam o excel para as suas bases de dados.

Por exemplo, nós neste momento temos uma coisa que se chama o Portal Português de Arquivos, onde pretendemos, de alguma maneira, reunir num ponto a informação que existe nos diferentes arquivos. Se não têm, por exemplo, um protocolo de interoperabilidade, não podem aderir ao portal, pois temos a informação, mas é uma informação que está no sitio onde foi produzida.

Este acho que é um bom exemplo da utilização de tecnologias mas mesmo de descrição. [Há situações] de arquivos que estão, eu diria, abandonados porque, fruto de fusões, fruto também do fim de determinadas competências, o que habitualmente se faz, na melhor das hipóteses, é encaixotar a documentação e acumulá-la à espera que um dia alguém vá tratar, que a [tutela da] Cultura trate disso. Embora não seja o produtor desses documentos, a Cultura acaba sempre por sempre o último refúgio para que os cidadãos possam ter acesso à informação. Nos orçamentos de Estado muitas vezes não é esta a postura que normalmente é desenvolvida.