O que devo fazer para redigir uma boa proposta ou como escrever uma proposta são talvez as perguntas mais frequentes de quem se aventura nesta tarefa de concorrer a um programa europeu. A resposta não é simples e não se resume numas linhas. No entanto, há alguns elementos que não podemos perder de vista e erros, mais ou menos frequentes, que devemos evitar. Ainda que para uma boa proposta o fundamental seja ter uma boa ideia, para um projeto concorrente a financiamento europeu, o fundamental apenas aqui não chega. O caminho da ideia de projeto até à redação do formulário é composto por vários elementos até que chegamos efetivamente à relação da proposta e ao preenchimento dos campos que nos são requeridos em cada um dos programas. Neste espaço e noutros textos, já tive ocasião de me referir a alguns desses elementos centrais.
Reunidos os requisitos de elegibilidade da instituição e o número de parceiros adequados, o primeiro é sem dúvida o valor acrescentado europeu. Por outras palavras, é fundamental pensar Europeu, isto é, pensar na dimensão europeia do projeto a apresentar e qual o valor acrescentado europeu que este vai trazer. A fim de assegurar a eficácia da afetação de fundos provenientes do orçamento geral da União e dos respetivos programas de financiamento, é necessário garantir que todas as ações e atividades realizadas no âmbito dos programas europeus, em especial nos programas em regime direto, tenham um valor acrescentado europeu.
Logo a seguir vem o tema, que deve decorrer de uma análise de necessidades clara e de uma problemática que queremos resolver ou contribuir para a sua resolução e que nos permita, sem margem para dúvida, estabelecer uma relação inequívoca entre os objetivos do projeto a candidatar e os objetivos do programa de financiamento a que nos propomos candidatar. É fundamental ter visão clara dos objetivos e necessidades que a organização quer seguir, o conhecimento das prioridades estabelecidas pelo programa de financiamento, o que obriga a uma leitura atenta dos textos e documentos formais do programa, as principais guidelines temáticas e as características do aviso. Desde logo o prazo de submissão, mas também especificidades que esta possa conter. Importa ainda ter uma compreensão profunda dos tópicos ou temas que possam interessar aos parceiros internacionais e estar atento a outras redes e projetos pré-existentes sobre a temática nuclear do projeto. Não queremos fazer mais do mesmo, queremos, sim, conseguir demonstrar o potencial inovador da nossa proposta.
A este grupo de aspetos iniciais, junto sem hesitar a sugestão de acompanhar de perto as sessões de esclarecimento dos programas e das sessões de lançamento das convocatórias que ocorrem um pouco por todo o país por iniciativas dos vários desks dos programas. No caso dos projetos financiados pela UE, o planeamento é um elemento essencial, não só para poder preencher todos os domínios do formulário de candidatura, mas também porque se a proposta for aceite e financiada, ela torna-se o conteúdo do acordo que o promotor assinará com a Comissão Europeia, responsabilidade que recairá sobre a organização proponente. Assim, desenhar um projeto para financiamento europeu obriga a pensar no futuro e a planear as várias ações e atividades de uma forma sistemática e pormenorizada, quase como se o projeto tivesse início no dia seguinte. Por isso, a compatibilidade de timing entre o projeto e os avisos do programa é também um elemento a ter em conta, estando sempre ciente do calendário dos avisos, em regra um elemento previsível facilitando o alinhamento do calendário de trabalho do projeto com o do programa.
Escrever uma proposta. O tal exercício de que todos falam. Este pode ser realizado em modo colaborativo ou a solo. O primeiro mais exigente na manutenção de um fio condutor e na garantia de consistência de todas as partes, mas compensatório no resultado. O segundo, penoso para o redator principal, por norma o parceiro principal, e que não o isenta do envolvimento de todos os parceiros, pois os objetivos devem ser partilhados e os conteúdos devem ser cuidadosamente discutidos e acordados, de modo a garantir a propriedade do projeto por todas as partes envolvidas. Apenas propostas onde a todo o momento os parceiros assumem algo seu no projeto, ou algo que corresponda aos seus objetivos institucionais e acrescente valor ao seu trabalho diário, são efetivamente bem-sucedidas. Se me pedissem para identificar os fatores mais relevantes de uma proposta bem redigida, diria coerência e simplicidade. É, pois, essencial que a proposta seja coerente em todas as partes: os objetivos globais e específicos devem mostrar que são prosseguidos através das atividades, que, por sua vez, proporcionam resultados cujo custo se reflete no orçamento. A lógica do projeto e do plano de trabalho deve ser simples e fácil de apreender os avaliadores do projeto, e a linguagem utilizada deve ser compreensível, evitando termos técnicos ou siglas, a menos que sejam explicadas.
Sugiro dez aspetos a ter em conta na redação da proposta. Uma proposta forte deve ser:
i) Coerente, mostrando um fio condutor em toda a linha e ligando consistentemente os problemas às soluções, aos grupos-alvo, às atividades e aos resultados do plano de trabalho e dos recursos humanos e financeiros afetados;
ii) Clara, identificando claramente as necessidades da proposta, as soluções e os resultados;
iii) Simples, legível, compreensível mesmo por não-especialistas, pois os avaliadores não são necessariamente conhecedores no tema do projeto;
iv) Explícita, garantindo que todas as informações relevantes para análise estão descritas, não assumindo o conhecimento prévio sobre o assunto, não tomando nada como garantido. Os argumentos e as explicações que os avaliadores não encontrem escritas não existem e não contarão para avaliação;
v) Baseada em evidências, fundamentada numa análise de situação precisa e fidedigna nas fontes;
vi) Rigorosa no seu planeamento, identificando claramente as atividades, os tempos, a duração, os recursos alocados;
vii) Concreta, escolhendo resultados visíveis e tangíveis e indicadores facilmente quantificáveis;
viii) Realista, com objetivos exequíveis e uma distribuição equilibrada e adequada de tarefas e recursos;
ix) Inovadora, fornecendo soluções criativas para os problemas existentes, ou criando novos produtos ou resultados.
E, por fim, x) financeiramente adequada, evidenciando um orçamento apropriado que demonstre uma utilização eficiente dos recursos, com uma adequada compatibilização entre fundo europeu e outras fontes de financiamento.
Mesmo conhecendo todos estes elementos somos frequentemente confrontados com relatórios de avaliação com baixas pontuações, que apesar de serem excelentes elementos de aprendizagem, não nos permitem concretizar a aprovação das nossas propostas. Afinal, onde erramos? Os erros mais frequentes surgem por oposição aos dez aspetos a ter em conta na redação da proposta: erramos por falta de detalhe e de pormenor nas candidaturas; erramos por escrever afirmações interessantes e até eloquentes, mas que não são consubstanciadas, ou por uma precisa avaliação de situação de partida ou por uma lógica de ação metodológica, por exemplo, referindo com rigor que a realização de uma determinada atividade nos conduzirá a uma resultado, explicado o como e o porquê; erramos porque não respondemos ao que se pergunta no formulário. Por muito repetitivas que as perguntas do formulário possam parecer, elas estão lá com uma razão. O próprio formulário indica sempre os elementos centrais da resposta, partindo a mesma em secções. Nenhuma das secções da resposta pode ficar sem ser respondida; erramos porque a proposta não apresenta com clareza uma problemática ou uma necessidade europeias, para as quais pretende responder ou contribuir; erramos porque frequentemente confundimos conceitos e respondemos erradamente a questões fundamentais.
Outro erro frequente ocorre nas questões finais relacionadas com as questões de estratégia de comunicação e de disseminação. Falta de detalhe e mistura de conceitos são falhas frequentes. A comunicação é algo que está presente nas diferentes etapas do ciclo do projeto e que está associado à definição dos públicos-alvo, meios e canais a utilizar; recursos alocados, contacto com os meios de comunicação pertinentes, nomeadamente ao nível local ou regional, realização de ativações regulares. Já na disseminação, falamos da partilha de informações sobre os resultados alcançados, dos eventos e outputs que servem este propósito (conferências, seminários, vídeos ou tutoriais), que nos permitem fazer uma avaliação dos resultados e que devem permitir tornar mainstream as lições aprendidas, a transferência de conhecimento e contribuir, assim, para uma perceção positiva da UE.
Colocando à margem alguma tecnicidade inerente ao processo, que existe, o mais importante está ao alcance de todos. Ser coerente, simples, claro e conciso, sempre com o objetivo de facilitar ao máximo o trabalho do avaliador.
-Sobre Francisco Cipriano-
Nasceu a 20 de maio de 1969, possui grau de mestre em Geografia e Planeamento Regional e Local. A sua vida profissional está ligada à gestão dos fundos comunitários em Portugal e de projetos de cooperação internacional, na Administração Pública Portuguesa, na Comissão Europeia e atualmente na Fundação Calouste Gulbenkian. É ainda o impulsionador do projeto Laboratório de Candidaturas, Fundos Europeus para a Arte, Cultura e Criatividade, um espaço de confluência de ideias e pessoas em torno das principais iniciativas de financiamento europeu para o setor cultural. Para além disso é homem para muitas atividades: publicidade, escrita, fotografia, viagens. Apaixonado pelo surf vê̂ nas ondas uma forma de libertação e um momento único de harmonia entre o homem e a natureza. É co-autor do primeiro guia nacional de surf, Portugal Surf Guide e host no documentário Movement, a journey into Creative Lives. O Francisco Cipriano é responsável pelo curso Fundos Europeus para as Artes e Cultura – Da ideia ao projeto que pretende proporcionar motivação, conhecimento e capacidade de detetar oportunidades de financiamento para projetos artísticos e culturais facilitando o acesso à informação e o conhecimento sobre os potenciais instrumentos de financiamento.
