Uma candidatura bem-sucedida a financiamento europeu é apenas o início da viagem.

A cultura é considerada um pilar importante da UE, pois contribui significativamente para a coesão social, construindo um sentido comum de pertença e promovendo valores partilhados de identidade e de diversidade cultural. Por esse motivo, o Tratado da UE define a cultura como uma área transversal que cria pontes e sinergias com outras áreas políticas. Como expressão desta vontade, uma vasta gama de instrumentos de financiamento europeus está aberta para projetos culturais e criativos em toda a Europa. Por isso, e cada vez mais, os agentes culturais apostam no financiamento europeu como um elemento central dos seus planos de financiamento, encontrando nos programas europeus espaços de confluência entre as prioridades europeias e os interesses específicos das organizações (exemplo, educação, tecnologias, inclusão, saúde e bem-estar, etc.).

Nos últimos tempos, e durante a crise da covid, estes recursos têm-se revelado essenciais para ajudar o setor cultural a continuar a trabalhar ou a recuperar alguma da atividade perdida. O intercâmbio de práticas e a partilha de know-how sobre como envolver o público digitalmente, por exemplo, mostraram mais uma vez que a cooperação internacional é muito importante para continuar a envolver os públicos locais nas atividades culturais. A dimensão internacional, e a respetiva ação multidisciplinar, dessas colaborações contribui para o cruzamento de ideias que geram inovação e ajudam as organizações culturais a pensar “fora da caixa”.

Por todas estas razões, estar informado sobre as oportunidades de financiamento europeu, saber identificar as convocatórias adequadas, ter informação de como preencher um formulário na linguagem certa, documentar o projeto e fazer o relatório, ainda que seja algo muito desafiador é também algo que passou a ser comum nas organizações culturais.  Mas uma candidatura bem-sucedida é apenas o início da viagem. O início de um grande percurso de colaboração e de desenvolvimento de atividades em conjunto. Então! O que fazer quando somos confrontados com as boas noticias? A nossa candidatura foi aprovada! E agora?

Vamos começar pelo início. Um planeamento adequado e cuidadoso provará ser um bom companheiro ao longo de todo o caminho. A própria Comissão Europeia desenvolveu uma metodologia de gestão de projetos PM2, que oferece orientação através das quatro fases de um ciclo de vida do projeto: iniciar, planear, executar e fechar. Com acompanhamento de controlo, são tarefas apresentadas no modelo como essenciais desde o início ao fim do projeto. Dependendo do nosso papel específico no projeto (líder ou parceiro) os conselhos e as boas práticas diferem bastante. Ser líder ou parceiro de um projeto europeu são tarefas distintas e, por isso, de complexidade diferente. A primeira das etapas é preparação do contrato de subvenção e verificações legais finais. As propostas bem-sucedidas serão convidadas a preparar o acordo de subvenção diretamente online no portal da UE. Ao mesmo tempo, a organização beneficiária deve enviar seus dados financeiros e nomear o seu interlocutor. Uma vez finalizadas as verificações legais obrigatórias (validação de entidade legal, capacidade operacional e financeira e exclusão do duplo financiamento), a Comissão Europeia enviará o convite para assinar o contrato de financiamento. Os demais beneficiários parceiros devem então aderir à convenção de subvenção, assinando um Formulário de Adesão (também diretamente no Portal). Recorde ainda que o contrato de financiamento e a gestão do projeto é realizada exclusivamente por intermédio do sistema eletrónico. As comunicações em papel ou e-mail não são aceites. Aos líderes cabe o papel essencial de desenvolver o projeto e de envolver os demais parceiros. Cabe ainda a responsabilidade última de reporte junto da União Europeia.

Por isso, deixo alguns conselhos práticos para os líderes de projeto. Ainda que pareça óbvio, certifique-se de que os objetivos do projeto e todas as atividades planeadas são claros para todos os parceiros. Já em relação aos parceiros, guarde algum tempo de agenda para conhecê-los e rever com eles, individualmente, as suas tarefas e responsabilidades. Assim, evitam-se mal-entendidos e incompreensões. Esclareça também todas as regras que regem o projeto desde o início e forneça aos parceiros todos os documentos que comprovarão a conformidade e evidência das despesas, por exemplo, folhas de horas para registar o tempo da equipa gasto no projeto ou modelos para registar as evidências das atividades de comunicação e divulgação do projeto. Acredite que é um tempo bem investido. Muito importante também é o planeamento antecipado de todas as reuniões de parceiros e dos grandes eventos públicos, mesmo que provisoriamente. Prepare cada reunião de parceiros com cuidado e em detalhe, para aproveitar ao máximo o tempo de participação de cada um e evitar dispersão nos temas. Se o projeto for complexo e tiver muitos parceiros, é boa prática estabelecer um Comité Diretivo como parte da estrutura de governação do projeto de modo a garantir que os resultados do projeto são efetivamente alcançados como previsto. Se ocorrer a contratação de um avaliador externo, dê-lhe a conhecer os objetivos e os mecanismos definidos e apresente-o aos parceiros do projeto desde o início, para que este possa realmente compreender a lógica e seja capaz de fornecer feedback e sugestões em tempo útil e com a pertinência devida.

Para entrar num projeto europeu, nem sempre temos de começar em grande! E se a minha organização é parceira da candidatura aprovada? Comecemos também pelo início. O mais importante de tudo é ter a certeza de que compreendemos bem a nossa função e as atividades que ficaram acometidas à nossa organização. O que ficamos de fazer e quando o devemos fazer. É importante ainda ter a certeza de que compreendemos bem as regras dos relatórios a desenvolver, especialmente as regras dos relatórios financeiros e que tudo está claramente escrito no Acordo de Parceria que assinamos com o Coordenador do Projeto. Por vezes, conceitos e termos são usados ​​por parceiros de formas diferentes e o entendimento mútuo é prejudicado. Nestes casos, trabalhar num glossário, termos de projeto comum, pode facilitar a comunicação. Para os parceiros é muito importante a função de reporte. Por isso, comece desde cedo a juntar as evidências do tempo gasto pela equipa (folhas) e de todos os custos incorridos desde o início (com os respetivos documentos de quitação – faturas e recibos). Muito importante também é manter o registo de todos os momentos e eventos de divulgação do projeto que vão sendo organizados, incluindo fotos e post nas redes sociais. Este registo atempado, permite, não só poupar muito tempo na elaboração dos relatórios, como garantir que nenhum elemento relevante fica esquecido.  

Um conselho válido para líderes e parceiros é o mais óbvio de todos. Não tema em perguntar. O líder do projeto é o nosso interlocutor principal. Manter uma comunicação regular com o líder é muito importante, antecipando tarefas e dificuldades. Para os principais programas europeus que financiam a cultura — Europa Criativa, Erasmus + e Horizonte Europe, cada Estado-Membro acolhe organizações de aconselhamento e apoio que prestam assistência em todas as fases do projeto, desde a procura de parceiros, à redação de propostas e, claro, aos procedimentos administrativos de gestão. Para o Programa Europa Criativa, temos os Desks Europa Criativa; para Erasmus +, as agências nacionais Erasmus+ e para Horizonte Europe, os Pontos de Contato Nacionais, etc. No caso de projetos financiados pela UE, a nossa candidatura aprovada e financiada, passa a ser o conteúdo do nosso acordo firmado com o Comissão Europeia. Esta é razão de sobra para apostar no rigor da gestão.

Contudo, embora o planeamento cuidadoso e o cumprimento dos planos sejam muito importantes, desvios são permitidos se devidamente justificados. De facto, alguma flexibilidade será necessária para acompanhar o projeto no crescimento orgânico e aproveitar, assim, as oportunidades que surgem inesperadamente. Produtos e resultados não planeados e constrangimentos impossíveis de prever podem ocorrer. Se coerentes com o projeto e benéficos para os parceiros do consórcio e para o projeto como um todo, até podem representar um enriquecimento e uma mais valia. Com ou sem desvios, é, sem dúvida, a componente transnacional e intercultural que torna estes projetos tão interessantes e desafiadores, pois para além da sua componente financeira, criam um ambiente onde a aprendizagem é gerada pela diversidade cultural dos seus intervenientes, deixando um legado transformador nas organizações intervenientes.

-Sobre Francisco Cipriano-

Nasceu a 20 de maio de 1969, possui grau de mestre em Geografia e Planeamento Regional e Local. A sua vida profissional está ligada à gestão dos fundos comunitários em Portugal e de projetos de cooperação internacional, na Administração Pública Portuguesa, na Comissão Europeia e atualmente na Fundação Calouste Gulbenkian. É ainda o impulsionador do projeto Laboratório de Candidaturas, Fundos Europeus para a Arte, Cultura e Criatividade, um espaço de confluência de ideias e pessoas em torno  das principais iniciativas de financiamento europeu para o setor cultural. Para além disso é homem para muitas atividades: publicidade, escrita, fotografia, viagens. Apaixonado pelo surf vê̂ nas ondas uma forma de libertação e um momento único de harmonia entre o homem e a natureza. É co-autor do primeiro guia nacional de surf, Portugal Surf Guide e host no documentário Movement, a journey into Creative Lives. O Francisco Cipriano é responsável pelo curso Fundos Europeus para as Artes e Cultura – Da ideia ao projeto que pretende proporcionar motivação, conhecimento e capacidade de detetar oportunidades de financiamento para projetos artísticos e culturais facilitando o acesso à informação e o conhecimento sobre os potenciais instrumentos de financiamento.

Texto de Francisco Cipriano
Fotografia da cortesia de Francisco Cipriano
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